Hybride Sitzungen in Gemeindesälen

Über 10.000 Gemeinden gibt es in Deutschland. Wie viele Gemeinderäte ihre regelmäßigen Sitzungen bereits hybrid umsetzen (können), ist nicht bekannt. Die Vorteile eines modernen, digitalen Konferenz- und Sitzungssystems liegen jedoch auf der Hand: schnelle Einrichtung, flexible Sitzordnungen, einfache Einbindung von Medien, optionaler Remote-Zugriff und eine hohe Audioqualität sind nur einige der Vorzüge. In Kombination mit einem professionellen Videokonferenzsystem entsteht so ein Rundum-Sorglos-Paket für hybride Sitzungen. Erfahren Sie mehr!

Was ist eine hybride Sitzung?

Bei einer hybriden Sitzung befinden sich nicht alle Sitzungsteilnehmer im selben Raum, sondern sind über Telefon oder ein Videokonferenzsystem zugeschaltet. Hieraus ergeben sich mehrere Anforderungen für hybride Sitzungen, die mittels Hardware (Audio- und Videotechnik, Computer etc.) und Software (Videokonferenz-Client etc.) umgesetzt werden:

  • Die Personen im Sitzungssaal müssen die zugeschalteten Teilnehmer hören und sehen können.
  • Die zugeschalteten Teilnehmer müssen die Personen im Sitzungssaal hören und sehen können.
  • Alle Sitzungsteilnehmer (vor Ort und virtuell) müssen eingespielte Medien (Audio, Bild, Video, Präsentationen) sehen können.
  • Bei Abstimmungen muss der Vorgang und das Ergebnis für alle Teilnehmer jederzeit nachvollziehbar sein

Welche Vorteile bieten hybride Sitzungen?

Hybride Sitzungen bieten zahlreiche Vorteile für Gemeinden. Sie ermöglichen eine flexible Teilnahme vor Ort oder online, wodurch die Barriere für Bürgerbeteiligung gesenkt wird. Gerade in ländlichen Regionen oder für Personen mit eingeschränkter Mobilität stellt dies einen entscheidenden Vorteil dar. Gleichzeitig wird durch digitale Integration die Effizienz von Sitzungen gesteigert: Dokumente können in Echtzeit geteilt, Präsentationen nahtlos eingebunden und Abstimmungen digital erfasst werden.

Moderne AV-Technik sorgt dabei für optimale Audio- und Videoqualität, sodass alle Teilnehmer, ob vor Ort oder virtuell, gleichermaßen eingebunden sind. Dies fördert die Transparenz, die Inklusion und erhöht die Akzeptanz von Entscheidungen. Zudem können Gemeinden durch hybride Formate langfristig Kosten und Ressourcen sparen, da weniger Raumkapazitäten benötigt und Reisekosten reduziert werden. Damit bieten hybride Sitzungen eine zukunftsweisende (und zukunftssichere) Lösung für die öffentliche Verwaltung.

Wie lassen sich hybride Sitzungen realisieren?

Für die Umsetzung von hybriden Sitzungen werden mehrere Grundkomponenten benötigt. Je nach Bedarf und Budget lassen sich einzelne Elemente auch nachträglich integrieren, etwa die Videoübertragung:

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Konferenzsystem

Das Konferenzsystem bildet den Mittelpunkt hinsichtlich der technischen Umsetzung einer Sitzung. Es besteht aus einer Zentraleinheit und mehreren Sprechstellen für die Teilnehmer. Moderne Systeme sind digital und drahtlos ausgeführt und bieten maximale Flexibilität beim Aufbau und der Einrichtung. So besteht keine feste Verkabelung, für die Löcher in die Tischplatten gebohrt werden müssen, weshalb sich die Sprechstellen je nach Sitzordnung variabel platzieren lassen. Zudem ermöglichen digitale Systeme die Verwaltung von einem zentralen Ort aus.

Neben dem Mikrofon und einem integrierten Lautsprecher verfügen moderne Sprechstellen über ein integriertes Display, über das auch die digitale Abstimmfunktion ausgeführt wird. Je nach gewähltem Modus erfolgt die Abstimmung öffentlich oder geheim. Über eine NFC-Schnittstelle können sich die Teilnehmer identifizieren und anmelden, so dass für alle Teilnehmer jederzeit erkennbar ist, wer spricht. Darüber hinaus kann jede Sprechstelle wahlweise als Präsidenten-, Einzel- oder Doppel- Delegiertensprechstelle (mit separater Taste pro Teilnehmer) konfiguriert werden. Die Präsidentensprechstelle kann Delegiertensprechstellen einfach abschalten bzw. deaktivieren.

Lautsprecher

Für die einfache Verstärkung von Sprache reicht oftmals der integrierte Lautsprecher bzw. der Kopfhöreranschluss einer Sprechstelle. Für hybride Sitzungen mit zugeschalteten, externen Teilnehmern und/oder die Medienwiedergabe über einen zentralen Bildschirm bzw. eine Leinwand werden in der Regel separate Lautsprecher im Raum benötigt.

Videokamera

Die Videokamera ist das sprichwörtliche Nadelöhr nach draußen und muss es externen Sitzungsteilnehmern ermöglichen, dem Geschehen im Raum bestmöglich zu folgen. Hier haben sich PTZ-Kameras (Pan-Tilt-Zoom) mit Speaker-Kamera-Tracking als moderner Standard etabliert. Über die übergeordnete Mediensteuerung (s. „Mediensteuerung/Signalzentrale“) kann festgelegt werden, dass die Kamera automatisiert der jeweils aktiven Sprechstelle folgt, sodass externe Teilnehmer auch visuell nachvollziehen können, wer gerade spricht. Zudem gewährleistet eine professionelle Videokamera die optionale Sitzungsübertragung als Livestream bzw. die Sitzungsaufzeichnung.

Leinwand/Display

Je nach Größe des Raums und Menge der Teilnehmer bieten sich ein oder mehrere Displays oder eine Leinwand mit Projektor an. Während Leinwände in der Größe nahezu frei skalierbar sind und ls zentrale Lösung funktionieren, besitzen Bildschirme gleich mehrere Vorteile, zum Beispiel durch den Einsatz von Apps, BYOD (Bring Your Own Device), die Ausstattung mit einem OPS-PC und integriertem Videokonferenzsystem oder als Touchscreen für interaktive Präsentationen. Zudem lassen sich Bildschirme einfacher als mobiles System ausführen. Eine All-In-One-Variante für kleine Sitzungsräume bietet etwa der Hersteller vistono mit seinem vistono SOLO System.

Mediensteuerung/Signalzentrale

Die Mediensteuerung fungiert als zentrale Signalverwaltung für Audio-, Video- und Steuerungssignale. Q-SYS vom Hersteller QSC hat sich hier als führende Lösung etabliert und lässt sich hardware- und softwareseitig flexibel skalieren. Folgende Geräte und Funktionen einer hybriden Sitzung lassen sich über Q-SYS einbinden und steuern (Auswahl):

  • Konferenzsystem
  • Beschallung (z.B. Wiedergabelautstärke)
  • Kamera (z.B. Kameraposition, Zoom etc.)
  • Videokonferenzsystem (z.B. Starten eines Videoanrufs)
  • BYOD (Anschluss eines eigenes Laptops für Präsentationen)
  • Clickshare (kabellose Einbindung von Laptops, Tablets etc.)
  • u.v.m.

Die komfortable Bedienung im Sitzungsbetrieb erfolgt über ein Touchpanel mit individuell gestalteter Nutzeroberfläche. Hier lassen sich die verschiedenen Komponenten (Quellenwahl, Kamera, Audio etc.) auswählen und steuern. Über vordefinierte Szenen werden Grundkonfigurationen für wiederkehrende Sitzungsszenarien geladen, was Bedienfehler erheblich reduziert.

Online-Videokonferenzplattform

Bei der Wahl der Videokonferenzplattform fällt die Entscheidung in der Regel zwischen Microsoft Teams, Zoom Rooms und Google Meet. Die Q-SYS Plattform ist mit allen drei Anwendungen kompatibel.

Aktuelle Referenz: Kultusministerkonferenz

Für die Kultusministerkonferenz in Berlin haben wir vor kurzem ein umfangreiches AV-Sitzungssystem für den großen Plenarsaal und das Länderzimmer konfiguriert und vor Ort installiert.

Weitere Informationen zum Projekt finden Sie hier.

Noch Fragen? Wir helfen gerne weiter!

Detailklang besitzt jahrelange Erfahrung als AV-Integrator in der Umsetzung von Konferenzräumen, Sitzungssälen und mehr. Gemeinsam mit unseren Partner-Herstellern – u.a. Shure, QSC, AUDAC, Poly – finden wir die passgenaue Lösung für Ihr Projekt!

Zudem werden wir als zertifizierter AV-Dienstleister im Bereich der Technischen Gebäudeausrüstung vom Verein für die Präqualifikation von Bauunternehmen e.V. (PQ-VOB) im amtlichen Verzeichnis präqualifizierter Dienstleister für öffentliche Bauaufträge geführt.

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